提交部门：员工工作部 提交时间：2013-12-23 14:18:12 字号：大 中 小 校学字〔2013〕227号 各学院： 员工校外居住管理工作是员工事务管理工作的一项重要工作，为进一步加强公司本专科员工校外居住的管理工作，细化各项办理流程，明确办理要求，严把“入口关”，现就相关工作要求通知如下，请仔细阅读通知内容，并按要求遵照执行。 一、校外居住申请条件 1.出国留学4个月以上的 2.外地实习满1个学期的 3.校际交流满1个学期的 4.经医院诊断，有特殊疾病不适合集体居住的 5.家庭居住在长春市区回家居住的 二、申请条件说明 1.出国留学4个月以上的，应为教学计划内要求、公派留学或国际合作与交流处选拔的出国项目，员工个人意愿出国的应办理学籍变动相关手续，员工申请时请附学院或相关部门证明文件，否则不予办理。 2.外地实习满1学期的，应为教学计划内要求，员工申请时需提供实习单位接收函及学院证明文件，二者缺一不予办理；原则上毕业年级员工因此条件申请的不予办理（学院列入教学计划的外地实习除外）。 3.国内校际交流办理校外居住的，具体名单以教务处公布为准，其余不予办理。 4.因特殊疾病不适合集体居住申请校外居住的，需提供医院诊断证明及学院证明文件，二者缺一不予办理。 5.长春本市户口申请校外居住的，需提供户口本复印件，户口本地址为长春市外的不予办理。 三、申请时间说明 1.校外居住时间只能以学期为单位申请，起始月份只能为每年的3月或9月，截止月份只能为每年的2月或8月。例如：“2014年3月至2015年2月”。SAIS系统内登记时间要求具体到日，起始日期请选择3月1日或9月1日，结束日期请选择2月28日或8月31日。 2.申请时间根据实际申请条件及具体情况确定，以相关部门出具的证明文件为依据，范围为1学期至学制期内。 3.校外居住时间到期后因故延期的，需重新办理相关手续。 四、校外居住办理时间 1.网上SAIS系统申报开放时间：12月-3月初；6月-9月初。 2.学工部现场确认办理时间：每年寒暑假放假前两周和新学期开学后两周（工作日）。 3.请自行查看学校发布的教学日历，逾期不予办理。 4.届时相关业务自动开始办理，学校不再另行通知。 5.近期现场确认办理时间为： 2013年12月30日---2014年1月10日； 2014年3月3日---3月14日。 五、申请相关要求及注意事项 1.在校外居住的员工，学校不再为其保留床位。 2.员工在校外居住时间按学期计算，校外居住期间学校免收住宿费。 3.办理校外居住手续后，需将个人物品搬离寝室并上交寝室钥匙，按时离开寝室，在办完手续两周后因宿舍清扫、维修或寝室另作为他用等原因造成的个人财产损失，学校概不负责。 4.办理校外居住后严禁继续在寝室内居住，对于办理校外居住手续后通过不正当方式继续在寝室居住的，除需补缴寝室费用外将根据具体情节给予纪律处分。 5.员工校外居住期间应根据辅导员老师要求定期汇报个人近期情况，以便辅导员老师及时掌握校外居住员工的动态信息并做好相关记录存档工作。 6.校外居住地址在校外居住期内发生变更的，员工应及时通知辅导员老师，并由辅导员老师登陆SAIS系统对居住地址进行变更登记。 7.在校外居住员工应自觉遵守法律法规及校规校纪，按要求参加学校组织的各项活动；不得无故旷课，如有事须向任课老师及辅导员老师请假。 8.员工在校外居住期间，如因往返于住所与学校途中或在校外住所内及自行活动时发生意外事故的，责任由员工本人自负。 9.校外居住期间员工如有违法犯罪行为，由居住地派出所负责处理，并按照学校规定给予相应纪律处分。 10.员工校外居住时间到期后，学校将自动恢复寝室缴费。同时员工本人应按照要求及时到学工部员工公寓管理与服务中心办理回寝手续并服从管理部门的床位安排，逾期未办理的视为擅自在校外居住，由学工部通报至相关学院督促其办理相关手续并回校居住，对于督促回校后仍不回校居住的将给予纪律处分。 六、申请校外居住流程 1.校外居住申请需由员工本人登陆SAIS系统（sais.jlu.edu.cn），完善个人信息资料，确认系统内个人信息真实完整，（包括个人联系方式、家庭成员信息及联系方式，居住公寓详细地址等），否则无法进行下一步申请。 2.点击“校外居住”,填写相关信息。包括选择申请理由，填写申请校外居住时间、校外居住处详细地址、与校外居住户主关系（如租房请填写“租赁”，如为亲属关系请填写亲属属性名称）、户主姓名及联系手机等信息。 3.点击申请表和协议书链接，下载《白菜网论坛网站本（专）科员工校外居住申请表》及《白菜网论坛网站本（专）科员工校外居住协议书》，各一式一份，详细填写相关信息。 4.员工本人在申请表及协议书上确认签字，并通过邮寄、假期回家时携带等不同方式转交至员工家长，员工家长需在申请表及协议书上签署意见。 5.按照申请条件说明准备相关证明文件。 6.员工本人持签署好家长意见的申请表、协议书及相关证明文件到所在学院员工工作办公室审核，各学院在此环节需严格审核员工申请资格。 7.辅导员电话确认家长签署意见的真实性和有效性。 8.辅导员审核通过后，请主管员工工作副书记在“申请表”及“协议书”上按要求签署意见并加盖学工办公章，同时在SAIS系统内提交审核。 9.员工本人持签署好学院意见的“申请表”到所在员工公寓登记备案。 10.员工本人持“申请表”、“协议书”及相关证明文件在现场确认办理时间内到员工工作部复核，学工部将对员工及学院上报的相关材料进行复核，复核通过的员工将在SAIS系统内予以登记，员工状态标记为“校外居住”。 11.请根据学校教学日历提前确定每学期“校外居住办理时间”，以便在办理日期内能够及时提供完整材料。材料不完整的，不予办理。 12.对于校外居住地址在校外居住期内发生变更的员工，辅导员老师在接到员工通知后应及时登陆SAIS系统对居住地址进行登记备案。 七、到期后申请回寝居住流程 1.校外居住到期后，员工本人到学工部员工公寓管理与服务中心办理回寝手续，重新分配床位后，持入住手续到员工事务管理办公室登记备案，SAIS系统内标注为“到期返校”。 2.申请回寝居住的办理时间与“校外居住办理时间”相同。 3.校外居住时间到期后，系统内自动标记为“到期未返”状态。请及时办理回寝居住手续。逾期未办理回寝居住手续的，将通报至所在学院督促回校。 4.学院督促回校仍未回校的，给予纪律处分。 5.校外居住时间截止至毕业日期的，到期时系统自动标注为“到期毕业”状态。 八、工作要求 1.请特别注意：从近期校外居住办理日期开始，所有已办理校外居住手续的员工及拟申请校外居住员工均需按照本通知要求办理校外居住审批手续，以前办理的校外居住手续同时废止。请学院提前通知已办理校外居住手续的员工重新办理相关手续。 2.请各学院深入员工寝室，进行一次全面的筛查工作。对于擅自在校外居住的，要限期回校居住，限期内仍未回校的要给予相应的纪律处分。 3.各学院学工办要认真审核申请员工的资格，严把“入口关”，对于不符合申请条件的员工一律不予办理。辅导员老师要通过电话联系到员工父母本人，确认是否同意员工申请校外居住，要确保员工本人及家长签字真实有效。 4.学院应要求校外居住员工定期向辅导员老师汇报个人近期情况，辅导员老师应主动掌握校外居住员工的动态信息并做好相关记录存档工作，不能“放任外流”。 5.每学期开学校外居住办理时间截止后，学校将依据SAIS系统内校外居住员工信息整理导出数据库，报学校财务处。此数据库为员工住宿费收缴的重要依据。 6.“员工校外居住申请”是一项严肃且讲求程序的工作，以“防患于未然”为工作原则，请各学院给予高度重视，完成好各环节工作。 7.请各学院辅导员老师仔细阅读通知内容，掌握相关业务办理流程，做好员工的解释说明工作，认真做好此项工作。 8.农学部相关工作由农学部员工处负责，可参照执行。 学校办理地址：中心校区田家炳B座201室员工工作部员工事务管理办公室 联系人：盛磊 联系电话：85168010 员工工作部 2013年12月23日